Pocas facturas se inflan tan silenciosamente como la de Microsoft 365. Y casi siempre por una de dos rutas opuestas: darle a todos la licencia más cara "para no complicarse", o darles a todos la más barata y luego tapar los huecos con complementos que, sumados, cuestan más que haber subido de plan. Optimizar no es apretar; es asignar con criterio.
E3, E5 y compañía: distintas, no mejores
El error de fondo es pensar en las licencias como "buena y mala". No lo son: son distintas para distintos perfiles. A grandes rasgos, E3 cubre productividad y funciones base; E5 añade seguridad avanzada, cumplimiento, analítica y telefonía. E5 se justifica para quien de verdad aprovecha esas capacidades avanzadas —para muchos usuarios, E3 o incluso un plan menor es suficiente y bastante más barato—.
El costo de asignar parejo
Darle E5 a todo el mundo cuando la mitad solo usa correo y Word es tirar dinero cada mes. Darles a todos lo mínimo y comprar add-ons uno por uno para los que sí necesitan más suele salir peor. La optimización está en la mezcla por perfil: cada quien con la licencia que corresponde a lo que usa. Es el mismo criterio de elegir el equipo por perfil, aplicado al software.
Lo que casi nadie usa (y sigue pagando)
En casi toda revisión aparecen las mismas fugas: licencias asignadas a personas que ya se fueron, planes caros en usuarios de correo básico, y funciones avanzadas pagadas que nadie activó. Detectarlas suele dar ahorros inmediatos sin quitarle capacidades a quien de verdad las necesita.
La pregunta que conviene hacerse
La pregunta no es "¿qué licencia compro para todos?", sino ¿cada persona tiene la licencia que corresponde a lo que usa, o estoy pagando funciones que nadie toca? Esa revisión es parte de nuestro licenciamiento de Microsoft 365 y software empresarial.